Cerimonialista de casamento: o que ela faz e por que você precisa dela

Se você já chegou a pensar em dispensar a contratação de uma cerimonialista de casamento, seja porque o seu orçamento é limitado ou porque você acha que esse serviço não é tão necessário, é melhor rever essa ideia. 

Ao contrário do que ocorre com outros profissionais prestadores de serviços da área de eventos, as funções da cerimonialista ainda não são vistas com tanta clareza.

Uma das razões para isso ocorrer é justamente a grande variedade de assuntos e detalhes com os quais uma cerimonialista pode se envolver desde o pré até o pós-evento. 

Em outras palavras, são várias as possíveis funções de uma cerimonialista de casamento e, neste artigo, vamos fazer uma lista com as principais entre elas. 

Ao ler os próximos tópicos, você também vai entender por que é tão importante contratar uma cerimonialista de casamento e como fazer uma boa escolha dessa profissional. 

Nós já sabemos que esse assunto te interessa muito. Então, continue a leitura!

Por que é tão importante contar com uma cerimonialista de casamento?

É claro que, quando o assunto é o grande dia, quem manda é a noiva (ou os noivos) e que a contratação de uma cerimonialista de casamento, assim como a de qualquer outro profissional, não é um item obrigatório. 

O problema é que muitas noivas dispensam o serviço de uma cerimonialista acreditando que elas mesmas, com a ajuda de algum familiar, podem cuidar de toda a preparação do evento. 

Acontece que, por mais simples que seja a sua cerimônia, acredite, os detalhes a serem resolvidos vão se multiplicar conforme a data do casamento for chegando. 

Esse período já é de muita ansiedade para as noivas e, na melhor das hipóteses, elas ficam sobrecarregadas ao tentarem resolver tudo. 

É para evitar essa sobrecarga, otimizar decisões e contratações e manter cada preparativo em dia que existe a figura da cerimonialista, aquela profissional que é a primeira a ser contratada, conhece todos os melhores fornecedores e indica os mais adequados aos seus planos, cuida de todos os checklists, lembra de detalhes importantes e consegue cuidar de toda a parte técnica do evento para evitar os imprevistos mais comuns. 

Geralmente, existem duas modalidades de contratação para essa prestadora de serviços: o acompanhamento completo do pré até o pós evento e a organização dos detalhes somente no dia da cerimônia. 

Nas duas situações, se você tiver escolhido uma cerimonialista competente e dedicada a colocar em prática todos os detalhes que você planejou, a atuação dela fará toda a diferença. 

Por isso, é importante que você conheça os serviços disponíveis na sua cidade e saiba exatamente quais são as tarefas que uma cerimonialista de casamento pode assumir.

Assim, caso você decida por não contratar esse serviço, vai ter a real noção das tarefas que terão que ser assumidas por você ou por algum familiar. 

Quais são as funções de uma cerimonialista de casamento?

Dependendo da região onde atua e das próprias tarefas com as quais ajuda, a cerimonialista de casamento pode também ser chamada de organizadora ou assessora de eventos.

Falamos dela no feminino porque esta é uma área de atuação quase totalmente dominada pelas mulheres. Mas é claro que também existem homens atuando como cerimonialistas e fazendo ótimos trabalhos.

Como dissemos no tópico anterior, você pode contratar sua cerimonialista para acompanhar desde a preparação até o pós-evento ou para organizar somente os detalhes no dia do evento.

Por isso, vamos fazer agora uma lista subdividida em três partes com as tarefas que podem ser assumidas pela sua cerimonialista ao longo de todo o processo relacionado ao grande dia. 

É claro que nem todas as cerimonialistas de casamento vão realizar todas essas tarefas, já que a lista de serviços varia muito. 

Nossa dica é que, antes de fazer a contratação, você verifique exatamente quais são as tarefas que ela vai assumir, para que não haja nenhum imprevisto.

Vamos, então, à lista de possíveis funções para uma cerimonialista. 

Tarefas do pré-evento

• Uma primeira reunião com os noivos para entender o perfil e os planos do casal;
• Outras reuniões periódicas para verificar o andamento da resolução dos tópicos do checklist, traçar novos planos e metas e cumprir o cronograma;
• Elaboração do checklist de assuntos relacionados aos preparativos de acordo com as preferências dos noivos;
• Recomendação de espaços para a realização do evento que se enquadrem no orçamento, na proposta da cerimônia e da recepção e nas expectativas do casal;
• Sugestão de fornecedores e acompanhamento em degustações de buffets, reuniões com decoradores, floristas, designers, fotógrafos, videomakers, DJs, entre outros;
• Orientação sobre a montagem da lista de convidados;
• Ajuda com relação à definição da paleta de cores;
• Auxílio na organização de outros eventos paralelos ao casamento, como chá de panela, jantar com os padrinhos e ensaio pré-wedding;
• Organização e manutenção de cópias dos contratos com todos os fornecedores para cobrar e garantir que eles cumpram os detalhes que foram acordados;
• Elaboração de um cronograma de montagem para o dia do casamento;
• Elaboração de um roteiro com todas as etapas da cerimônia e da festa;
• Participar das provas do vestido de noiva e testes de cabelo e maquiagem;
• Criação de uma lista com todos os imprevistos que podem acontecer no grande dia, tendo como base sua própria experiência, e sugestão de planos B, C e D caso algo dê errado;
• Auxílio aos noivos na definição do layout do evento;
• Concepção de uma lista com todos os fornecedores contratados, tarefas de cada um, telefones e endereços;
• Contato com os fornecedores para repassar informações sobre o endereço e os horários de entregas e montagens;
• RSVP (“Répondez S’il Vous Plaît”), que corresponde à tarefa de contatar os convidados do casamento para que eles confirmem a presença no evento;

Tarefas do dia do evento

• Supervisão das entregas e montagens feitas pelos fornecedores;
• Orientações para que o layout do evento fique conforme o planejado;
• Organização da disposição das mesas, lugares reservados e menus;
• Conferir roteiros com o celebrante e demais fornecedores, como músicos e fotógrafos, por exemplo;
• Resolver problemas como entregas atrasadas ou erradas sem levá-los ao conhecimento da noiva;
• Lidar com imprevistos, como por exemplo, uma chuva quando o evento é programado para acontecer ao ar livre (nesse caso, tudo é reorganizado conforme o plano B já predeterminado);
• Conferência e acerto de detalhes para que a decoração fique conforme o planejado;
• Acompanhamento do dia da noiva, levando até ela acessórios importantes como o buquê para que ela faça fotos ainda no salão ou spa;
• Recepção dos convidados e orientação quanto ao local onde eles devem se acomodar;
• Detecção e resolução de pequenos problemas, como uma possível sujeira no tapete por onde a noiva vai passar ou uma forminha de doces vazia na mesa de bolo e doces da recepção;
• Garantir que todos os integrantes do cortejo do início da cerimônia estejam no local combinado na hora certa;
• Organização do cortejo com padrinhos, daminhas e pajens, pais dos noivos e noivos;
• Auxílio aos integrantes do cortejo quanto ao posicionamento de acessórios de lapela, gravatas, enfeites, entre outros;
• Orientação dessas mesmas pessoas quanto à postura, posicionamento e caminhada até o altar;
• Resolução de problemas da noiva como vestido amassado, zíper quebrado e maquiagem borrada;
• Atuação como mediadora em possíveis conflitos ou discordâncias familiares;
• Orientação da noiva sobre como segurar o buquê;
• Disposição adequada da cauda do vestido e do véu da noiva para a caminhada até o altar;
• Garantia de que cada etapa do roteiro seja executada dentro do tempo correto, tanto na cerimônia quanto na recepção;
• Sinalização para que os músicos iniciem a execução de cada música no momento adequado;
• Reunião dos padrinhos e familiares para as fotos após a cerimônia;
• Auxiliar a noiva em seus deslocamentos caso o vestido seja muito pesado, inclusive quando ela precisar ir ao banheiro;
• Resolução de problemas, como o derramamento de líquidos e possíveis copos quebrados durante a recepção;
• Transporte de itens da cerimônia para a recepção;
• Organização das lembrancinhas na saída da festa e entrega das mesmas na saída dos convidados;
• Entrega de itens perdidos a seus donos;
• Lidar com problemas dos convidados como alergias alimentares, cortes e arranhões, levando um kit de emergência para esses casos;
• Evitar que convidados bêbados atrapalhem o andamento da festa.

Tarefas do pós-evento

• Levar objetos pessoais, sobras de doces e presentes para o veículo dos noivos;
• Fazer a conferência das sobras de bebidas e doces, ao término da recepção;
• Guardar itens esquecidos na festa;
• Organizar o momento de alimentação dos fornecedores que trabalharam no evento;
• Auxiliar a noiva com possíveis trocas de roupa;
• Acompanhar a desmontagem de itens como iluminação e decoração. 

Como escolher a cerimonialista dos sonhos?

Uma boa cerimonialista de casamento precisa dominar várias técnicas, mas além disso ela precisa estabelecer uma sintonia com os casais para os quais trabalha.

O que é talvez o evento mais raro e importante de toda uma vida para a noiva é tarefa rotineira para a cerimonialista de casamento.

Como você certamente quer que ela trate o seu grande dia como o momento especial que ele é, nossa principal dica é fugir de cerimonialistas que dizem “eu faço isso há muito tempo, é igual em todos os casamentos e com certeza vai dar certo”.

Lembre-se de que o seu casamento deve ser tratado como um evento único e a cerimonialista precisa ouvir as observações que você tem a fazer.

Isso significa que você deve contratar um profissional que se entusiasme com as suas ideias, que priorize os seus planos e não a própria experiência.

Em segundo lugar, uma ótima precaução a ser tomada é apresentar à sua possível cerimonialista a lista de tarefas que você espera que ela execute, antes de assinar o contrato. 

Assim, você evita dúvidas quanto ao que é ou não responsabilidade dela. Se possível, exponha a lista de funções no contrato.

Além disso, para encontrar a cerimonialista dos sonhos você pode pedir recomendações a amigas e familiares que já se casaram.

Por fim, é importante lembrar que essa profissional será os olhos para todos os detalhes que você não poderá acompanhar porque estará ocupada sendo a noiva.

Então, é preciso que haja um entrosamento e uma relação de confiança mútua. Isso é muito mais forte que qualquer recomendação ou experiência.

Se você se empolgou ao ler este artigo sobre a escolha da cerimonialista de casamento, recomendamos também a leitura do artigo “Vou casar, e agora?”, que contém a lista das principais providências que uma noiva precisa tomar!